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Servizi · Automazioni

Le attività ripetitive si svolgono da sole.

Una sequenza di passaggi che il sistema esegue da solo quando accade qualcosa: una fattura che arriva, un pagamento in ritardo, il mese che finisce. Dove serve valutare, si ferma.

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Una sequenza, ogni volta ugualeesempio
  1. EventoArriva un ordine dal sito
  2. LetturaCliente, articoli e pagamento
  3. Regole e AIDisponibilità, condizioni, nota del cliente
  4. ScritturaGestionale aggiornato, conferma inviata

Le regole le decidi tu

  • Sotto i 500 € procede da solo
  • Cliente nuovo: conferma
  • Nota da interpretare: conferma

Cosa automatizziamo

I processi che vediamo più spesso. Uno schema, molte esecuzioni.

Esempi di automazioni, da adattare agli strumenti e ai volumi della tua azienda. L’elenco esatto esce dall’analisi.

Smistamento della posta

Ogni email in arrivo viene letta, classificata per tema e urgenza e assegnata alla persona giusta, con una bozza di risposta per i casi ricorrenti.

Documenti da registrare

Fatture, note spese, conferme d’ordine: i dati vengono estratti dall’allegato e preparati per il gestionale. Tu confermi con un clic invece di ricopiare.

Solleciti e promemoria

Pagamenti in ritardo, preventivi senza risposta, scadenze di manutenzione: il sistema rileva la data e invia il messaggio al momento previsto.

Preventivi da listino

La richiesta del cliente diventa una bozza agganciata al listino e alle regole di sconto. Il commerciale controlla e invia in pochi minuti.

Report ricorrenti

Il report del lunedì o di fine mese si compone da solo dai dati di gestionale, fogli e piattaforma vendite, sempre con la stessa struttura.

Sistemi allineati

Un cliente nuovo nel gestionale compare anche nel CRM e nel programma di fatturazione. Un dato inserito una volta, non tre.

Oltre le regole fisse

Dove l’automazione tradizionale si ferma, e dove interviene l’AI.

Gli strumenti di automazione classici funzionano bene finché l’input è prevedibile: un campo compilato, un file sempre uguale, una data. Appena entrano in gioco email scritte a mano libera, documenti con formati diversi o richieste da interpretare, la regola fissa non basta e il lavoro torna a una persona.

Nelle nostre automazioni l’AI interviene solo in quei punti: dove serve leggere, interpretare e decidere. Il resto resta a regole, che costano meno e non sbagliano. Quando il processo coinvolge più sistemi e più decisioni in sequenza, il flusso prende la forma di un agente AI.

  • Le regole le definisci tu, in italiano, e restano leggibili: nessuna logica nascosta.
  • Ogni esecuzione è registrata: cosa è entrato, cosa è stato deciso, cosa è uscito.
  • Le eccezioni si fermano e aspettano una persona, con il riepilogo del caso.

Come lo costruiamo

Dal processo di oggi all’automazione mantenuta nel tempo.

01

Analisi

Mappiamo il processo con i tempi e le frequenze reali: cosa arriva, chi lo gestisce, quanto tempo richiede. Ne esce la lista delle automazioni possibili con le ore recuperabili per ciascuna.

02

Progettazione

Scriviamo insieme le regole, i punti in cui il sistema si ferma per la tua conferma e i sistemi da collegare, nel documento di progetto consegnato all’azienda.

03

Avvio graduale

Partiamo dall’automazione con il ritorno più alto, in modalità proposta: il sistema prepara, tu confermi. Poi si passa alla successiva.

04

Manutenzione

Ogni mese controlliamo le esecuzioni, aggiorniamo le regole quando cambia il modo di lavorare e ti consegniamo il report con il tempo recuperato.

Domande frequenti

Le domande sulle automazioni.

01Che differenza c’è tra un’automazione tradizionale e una con l’AI?
L’automazione tradizionale segue regole fisse e funziona finché ciò che riceve è prevedibile: un modulo compilato, un file sempre uguale. Quella con l’AI legge anche testo libero, documenti in formati diversi e richieste da interpretare, e decide in base al contesto. Nei nostri flussi convivono: l’AI dove serve capire, le regole dove basta eseguire.
02Cosa succede con un caso imprevisto?
Il sistema lo riconosce come fuori schema, lo mette in attesa e avvisa una persona con il riepilogo, invece di procedere alla cieca. Nel tempo, i casi che si ripetono diventano regole nuove.
03Devo riscrivere i miei processi per automatizzarli?
No. Partiamo dal processo così com’è, ne automatizziamo i passaggi ripetitivi e interveniamo sul processo solo dove l’analisi mostra un collo di bottiglia evidente. Il team continua a lavorare nel gestionale e nella posta di oggi.
04Le automazioni consumano AI anche quando non serve?
No. I passaggi meccanici, come un promemoria o una notifica, non passano dall’AI e non hanno un costo di consumo. L’AI interviene solo dove deve leggere, interpretare o scrivere; i consumi ti vengono fatturati al costo, senza ricarico, e li stimiamo prima di iniziare.

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