Formazione e persone: il vero moltiplicatore dell’AI

Molti titolari di PMI affrontano l’intelligenza artificiale come si affronterebbe l’acquisto di un macchinario nuovo: si sceglie lo strumento, lo si mette in azienda e ci si aspetta che i risultati arrivino da soli. Con l’AI non funziona così. Lo strumento è lo stesso per tutti, costa poco o nulla nella versione base, ed è a portata di chiunque. Eppure, dentro la stessa azienda, due persone che usano esattamente lo stesso strumento ottengono risultati profondamente diversi.

La spiegazione, per certi versi, è rassicurante: la differenza la fanno la formazione e il modo in cui coinvolgi le persone. Chi ha imparato a fare le domande giuste, a dare il contesto corretto e a inserire l’AI nel proprio flusso di lavoro quotidiano ottiene molto di più di chi si limita ad aprire la chat una volta ogni tanto. È una questione di abitudine e di metodo, due cose che si insegnano.

Questo cambia completamente la prospettiva per un imprenditore. Non devi cercare lo strumento miracoloso, né assumere profili altamente specializzati. Devi mettere i tuoi collaboratori nelle condizioni di usare bene uno strumento che hanno già a disposizione. È un investimento meno costoso di quanto pensi, ma va progettato.

Il divario: il doppio del tempo risparmiato

Partiamo dal dato che dà il titolo a questo articolo. Chi ha ricevuto una formazione sull’AI arriva a un risparmio di tempo del 28%; chi non l’ha ricevuta si ferma al 14% (LSE, Bridging the Generational AI Gap, 2025). Il doppio, a parità di strumento: stessi abbonamenti, stesse funzioni. Cambia solo la preparazione di chi li usa.

Per dare una misura assoluta: nella stessa indagine chi usa l’AI risparmia in media 7 ore e mezza a settimana, quasi una giornata lavorativa intera. È il potenziale su cui incide la formazione, e la distanza tra il 14% e il 28% è ciò che si perde quando si consegna lo strumento senza formare chi lo userà.

Il problema è che, per la maggior parte delle aziende, quella distanza è la norma. Il 68% dei dipendenti non ha ricevuto alcuna formazione sull’AI negli ultimi dodici mesi (LSE, Bridging the Generational AI Gap, 2025, su quasi 3.000 lavoratori e 240 dirigenti). In altre parole: la stragrande maggioranza delle persone che oggi usa l’AI al lavoro lo fa da autodidatta, a tentativi, senza nessuno che abbia mostrato loro un metodo. Non stupisce che i risultati siano modesti.

Per chi guida un’azienda questo dato è più incoraggiante di quanto sembri. Significa che il margine di miglioramento è ampio e che non serve una rivoluzione tecnologica per coglierlo: basta colmare un vuoto di formazione che quasi nessuno ha ancora affrontato. Chi lo fa per primo, nel proprio settore, parte con un vantaggio misurabile.

Chi guadagna di più: i meno esperti

C’è un pregiudizio diffuso: si pensa che l’AI premi soprattutto chi è già competente, i più preparati, i più veloci. I dati dicono il contrario, e per un imprenditore è una notizia importante.

I dati dello Stanford Digital Economy Lab e del MIT (Generative AI at Work) mostrano che il guadagno più alto (un +34% di produttività) riguarda i lavoratori meno esperti. Il motivo è chiaro: l’AI, ben usata, diffonde a tutto il team le pratiche dei collaboratori migliori. È come se il metodo di lavoro del collaboratore più esperto diventasse disponibile a tutti, in ogni attività.

Lo stesso studio fornisce un altro dato: due mesi di lavoro con l’AI valgono quanto sei mesi di esperienza senza (Stanford / MIT, Generative AI at Work). La curva di apprendimento delle persone si accorcia. Chi è entrato da poco in azienda, chi ha meno anni di mestiere, chi era più insicuro sui compiti complessi, recupera terreno molto più in fretta.

Per una PMI le conseguenze sono tre:

• L’inserimento dei nuovi assunti diventa più rapido e meno dipendente dalla presenza costante dei senior.
• La qualità del lavoro si livella verso l’alto, riducendo la distanza tra i collaboratori più esperti e gli altri.
• La conoscenza dei tuoi collaboratori migliori smette di essere un patrimonio personale e diventa una risorsa disponibile a tutto il team.

Questo effetto si produce solo se le persone sanno usare lo strumento. Senza formazione, i meno esperti restano tali e il +34% resta sulla carta.

La paura dei tagli e la comunicazione interna

C’è un ostacolo che nessuno strumento risolve e che molti imprenditori sottovalutano: la paura. Il timore per il proprio posto di lavoro è una delle criticità che l’indagine EY registra accanto alla crescita dell’adozione, insieme alla formazione insufficiente (EY Italy AI Barometer 2025). Se nel tuo team qualcuno vive l’arrivo dell’AI come una minaccia, nessuna formazione tecnica sarà efficace. Quella persona imparerà il minimo indispensabile, userà lo strumento con diffidenza e non ti dirà mai dove potrebbe aiutarla, perché ammettere che un compito si può automatizzare, ai suoi occhi, equivale ad ammettere di essere sostituibile.

Per questo la comunicazione interna è parte del progetto fin dall’inizio, non un dettaglio da gestire alla fine. Prima ancora di scegliere cosa automatizzare, devi dichiarare l’obiettivo. E l’obiettivo di un progetto di AI ben impostato è togliere lavoro ripetitivo, non togliere persone.

La differenza tra un team che adotta l’AI e uno che la respinge, spesso, è una sola frase detta con chiarezza: «vogliamo ridurre il lavoro ripetitivo, non il numero di persone».

Questa distinzione va detta in modo esplicito, ripetuta e, soprattutto, dimostrata con i fatti. Se la prima attività che automatizzi è la compilazione manuale di un report che nessuno voleva fare, e il tempo liberato viene destinato ad attività più qualificate e non a ridurre il personale, il messaggio risulta credibile senza bisogno di ripeterlo. Le persone si fidano di ciò che vedono, non di ciò che prometti.

C’è anche una base di partenza favorevole: la disponibilità delle persone. Il 64% dei professionisti italiani intervistati sta investendo nella propria formazione sull’AI, privatamente o al lavoro (EY Italy AI Barometer 2025). La voglia di imparare non manca. Ciò che manca, nella maggior parte dei casi, è un contesto aziendale che la organizzi, la indirizzi e la renda sicura. Se lasci che ognuno proceda per conto proprio, sprechi una risorsa che in azienda esiste già.

Come organizzare la formazione

Sapere che la formazione conta è metà del lavoro. L’altra metà è organizzarla in modo che duri nel tempo. Ed è qui che si apre l’occasione maggiore, perché pochissime aziende lo hanno fatto: in Italia ha avviato almeno una sperimentazione sull’AI il 7% delle piccole imprese e il 15% delle medie, contro il 71% delle grandi (Osservatori Politecnico di Milano, 2025). Se così poche aziende della tua dimensione hanno iniziato, chi organizza oggi una formazione strutturata arriva tra i primi nel proprio settore.

La parola da sottolineare è «strutturata», perché esclude due errori opposti. Il primo errore è non fare nulla e sperare che le persone imparino da sole: abbiamo visto che così si resta alla metà del tempo che si potrebbe risparmiare. Il secondo errore è il corso teorico una tantum, la mezza giornata d’aula con le slide sull’«intelligenza artificiale generativa», da cui si esce con qualche idea generale e senza sapere da dove cominciare il giorno dopo.

Una formazione che funziona nelle PMI ha alcune caratteristiche precise:

• Parte dai compiti quotidiani, non dai concetti. Non si insegna «l’AI in generale», si insegna a scrivere quella specifica email, a preparare quel preventivo, a riassumere quel tipo di documento che le persone gestiscono ogni giorno.
• È costruita sui processi dell’azienda. L’AI rende di più quando conosce il contesto: i tuoi prodotti, il tuo modo di scrivere ai clienti, le tue procedure. La formazione deve mostrare come fornirle questo contesto, non come usarla in astratto.
• È continua, non concentrata in una giornata. Bastano incontri brevi e ricorrenti (mezz’ora ogni settimana, un caso pratico portato da un collaboratore), molto più efficaci di una sessione intensiva che si dimentica in un mese.
• Ha dei riferimenti interni. Individua una o due persone motivate che diventano il punto di contatto per i colleghi. Sono loro a mantenere viva l’abitudine quando l’entusiasmo iniziale cala.

Il ruolo del titolare, in tutto questo, è creare le condizioni: riservare tempo alla formazione, dare l’esempio usando lo strumento in prima persona e collegare ogni attività a un risultato visibile. Quando le persone vedono che il tempo dedicato a imparare si traduce in ore recuperate ogni settimana, la formazione smette di essere un obbligo e diventa una richiesta che arriva da loro.

Lo strumento, ormai, è la parte facile: la parte che decide i risultati è quanto formi le persone e quanto le coinvolgi.

Se vuoi capire come impostare questo percorso nella tua azienda (dalla scelta dei primi processi da automatizzare al modo di coinvolgere il team) possiamo parlarne con calma: prenota una call e ragioniamo insieme sul tuo caso, senza impegno. E se preferisci farti prima un’idea da solo, trovi tutto quello che serve per iniziare nella nostra guida gratuita «La guida sull’AI per PMI».